Как подготовить документы для сдачи в архив при ликвидации

Ликвидация предприятия – длительный, сложный и ответственный процесс, который к тому же нередко сопровождается стрессом. Помимо решения различных вопросов, связанных с возвращением долгов кредиторам и выплатой всех денег сотрудникам, руководству приходится решать проблему с бумагами.

Любую компанию, которая закрывается таким образом, ждет сдача документов в архив при ликвидации, эта процедура требует тщательной подготовки, знания законов и понимания работы архивов.

Зачем нужно сдавать документы в архив?

Если компания завершает свою деятельность, все важные документы (финансовые и юридические) необходимо сдавать в государственные архивные фонды. Это объясняется тем, что если возникнет необходимость «поднять» бумаги, будет ясно, где их искать. Это может быть связано даже не с самой ликвидирующейся компанией, а, к примеру, с ее сотрудниками.

Какие документы нужно сдавать?

В первую очередь – все, которые связаны с личным составом организации: трудовые договоры, договоры подряда, расчетные ведомости, личные карточки и т.д.

Кроме того, как уже было сказано, может потребоваться передать в архивы другие юридические и финансовые бумаги.

Какие законы нужно знать?

Для того, чтобы процесс передачи документов прошел гладко и без ошибок, необходимо знать, какими законодательными актами регулируется этот процесс:

• ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• ФЗ «О банкротстве»;
• Гражданский кодекс РФ;
• ФЗ «Об обязательном социальном страховании»;
• ФЗ «О регистрации ЮЛ и ИП»;
• ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

При этом значимее всего первые два.

Не менее важно знать специфику работы того или иного архива, чтобы успешно передать документы туда.

Стоит ли нанимать профессионалов?

У многих руководителей возникает мысль не пытаться сделать это самим, а передать ведение процесса профессионалам. И это – одно из самых разумных и правильных решений, которое способно существенно ускорить процесс, сделать его максимально мягким и комфортным.

Дело в том, что даже знания законов и понимания специфики работы государственных учреждений недостаточно. Важно уметь проводить архивную обработку документов, составлять комплекс сопроводительных документов и понимать, как это делается по правилам и законом. Потому что без всего это ни один государственный архив документы от компании не примет.

Если доверить работу профессионалам, то вам нужно будет просто предоставить им доступ к бумагам и, дождавшись, пока все будет закончено, получить от них соответствующие акты.